Hur många möten har du varit på i veckan? Hur många fysiska och hur många rev du av på telefon?
Ofta tipsar effektivitetsexperter om att verkligen utvärdera vilka möten som är tillräckligt viktiga att gå på – när det finns skäl att faktiskt ses.
Ulla-Lisa Thordén får ofta frågan om det “duger” att pratas vid via Skype, FaceTime eller annat digitalt medium när man jobbar professionellt med en kund, leverantör eller annan samarbetspartner. Det beror på en mängd omständigheter – vem du är, vem den andre är, den givna situationen, känsligheten i ett visst ärende, storleken på prislappen – och lite till.
Så mycket mer än ord och bild
Många av oss föredrar att befinna sig i samma rum som samtalspartnern. Vi vill gärna ha tillgång till 100% av kommunikationens beståndsdelar vad gäller kroppsspråk, röst, ord och eventuella hjälpmedel i form av block eller PP. Kroppsspråket består som vi vet av hållning, gester, mimik, ögonkontakt, handslag, revir, klädsel, accessoarer mm. men även av doft och känsla av energi eller avsaknad av energi. Vi tycker att detta är viktigt för att kunna föra ett bra samtal mot ett resultat av samtalet.
Andra är mer sakligt inriktade och tycker att själva innebörden av det man ska tala om är viktigast och att man inte behöver sitta och tjafsa i samma rum – jobbigt och onödigt.
Samhörighet och relationsbygge
Gustav Martner kallas pionjär inom digitala medier och har varit en av regeringens experter på det nya media- och reklamlandskapet. Han siar om fysiska affärsmöten kommer att leva kvar i framtiden eller ersättas av digitala alternativ. Sverige är ett av världens mest digitaliserade länder. Trots att vi redan kan välja bland flera olika digitala mötesforum väljer vi fortfarande att åka iväg på affärsresor för att träffa varandra. Hur kommer det sig?
– Fysiska träffar fyller en mycket viktig funktion. Den ickeverbala kommunikationen som sker när vi sitter i samma rum och möter varandras blickar är den som gör att vi känner samhörighet. Vi behöver träffas för att bygga relationer, men när vi väl har relationen på plats kan vi gå över till att bli mer digitala i vår kommunikation. Det finns situationer där digitala träffar inte är optimala. Är du exempelvis på ett möte där två tredjedelar av mötesdeltagarna är i samma rum och en tredjedel medverkar via videokonferens eller telefonsamtal kommer personerna i det fysiska rummet få ut mycket mer av mötet och uppleva att de får större utrymme att uttrycka sig.
Digitala möten lämpar sig för…
- avstämningar med människor man redan har en god relation med.
- uppföljningssamtal om redan uppstartade projekt.
- överlämning av enkelriktad information.
Fysiska möten är bäst för…
- att etablera nya relationer.
- möten som ska handla om människors liv och relationer, till exempel ett utvecklingssamtal med en medarbetare.
- att skörda gruppintelligens där flera personer ska få komma till tals.
Blanda och ge
I Mölndal ligger ITM Meeting Solutions som specialiserat sig på fungerande och smidig teknik för digitala möten. Det som är lite spännande med ITM är att de håller informationsseminarier på rent gammaldags, analogt sätt. Företagets lösningar för effektiva, digitala möten är alltså en del i kommunikationskakan. Inte den allenarådande och ultimata lösningen. Det handlar om lösningar för lokalbokningen till video och skärmlösningar för att kunna ses oftare än vad som kanske är möjligt när man är utspridda geografiskt.
Källor:
https://driva-eget.se/nyheter/affarer/da-bor-du-ha-fysiska-moten
https://www.resia.se/foretag/det-hander-nar-vi-reser/motet/forsvinner-det-fysiska-motet-i-framtiden
Tills nästa Paper Mess – Må väl
Måns Löfgren