Kan distansarbete verkligen ersätta arbete på kontoret? Vissa employer brandar med distansarbete medan andra insisterar på att personalen skall befinna sig på kontoret. Även om det har gjorts betydande forskning om för- och nackdelar med distansarbete, är många frågor fortfarande obesvarade.
(Det vinns två tidigare blogginlägg på ämnet från 2019 och 2021. Se länkar längst ner i detta inlägg)
Ett av de drivande argumenten för att ta tillbaka anställda till arbetsplatsen att distansarbete anses leda till ett lägre engagemang – över tid, vilket resulterar i mindre frekventa och spontana möten som är avgörande för både organisatorisk prestation och innovation. För att förstå i vilken grad denna typ av medarbetarengagemang påverkar – och därmed hur detta har förändrats sedan Covid-19 – samarbetade Andrew och Mike med varandra. Mike arbetar på ett företag som heter Vyopta. Det är ett mjukvaruföretag som tillhandahåller fjärrmötes- och samarbetsanalyser för stora organisationer.
Hur distansarbete har förändrats
För att förstå hur fjärrmöten förändras över tid, samlades metadata in från alla Zoom-, Microsoft Teams och Webex-möten från 10 stora globala organisationer (varav sju är Fortune 500-företag) inom teknik, hälsovård, energi och finansiella tjänster. Analysen av dessa data avslöjade hur fjärrmöten har förändrats sedan pandemin, som först tvingade alla anställda att arbeta på distans. Man fann att det var 60 % fler distansmöten per anställd 2022 jämfört med 2020.
Distansmöten har blivit kortare.
Sedan 2020 har distansmöten blivit 25 % kortare. 43 minuter per möte 2020, har blivit 33 minuter 2022.
Distansmöten har blivit mindre.
Vi såg det genomsnittliga antalet deltagare per möte minska med hälften från i genomsnitt 20 deltagare per möte 2020 till 10 deltagare per möte 2022. Denna förändring drevs till övervägande del av ökningen av andelen en-mot-en-möten. 2020 var 17 % av mötena en-mot-en, men 2022 var 42 % av mötena en-mot-en. Dessa individuella möten var också i genomsnitt 22 minuter långa 2022 jämfört med gruppmöten, som i genomsnitt 40 minuter 2022.
Distansmöten har blivit mer spontana.
En unik aspekt som datan visar – är att man kunde se vilka möten som schemalagts via kalenderinbjudningar och vilka möten som var spontana. 2020 var endast 17 % av en-mot-en-mötena oplanerade, men 2022 var 66 % av en-mot-en-möten oplanerade. Dessutom berodde ökningen av en-till-en-möten mellan 2020 och 2022 nästan enbart på ökningen av oplanerade möten (medan schemalagda möten var relativt konstanta). Det har funnits en betydande oro för att anställda går miste om de tillfälliga och spontana rika interaktioner som sker personligen, men dessa fynd tyder på att distansanställda kan börja kompensera för förlusten av fysiska spontanmöten, genom att i allt högre grad ha improviserade möten på distans.
Rekommendationer för möten
Åtminstone ur perspektivet av spontana individuella distansmöten verkar det som att anställda har blivit mer – inte mindre – engagerade under de senaste tre åren sedan distansarbete blivit vanligare.
Uppmuntra överlappande arbetsscheman
För att spontana distansmöten skall uppstå, måste en viss grad av delad arbetstid förekomma, även om de anställda befinner sig i olika tidszoner. Försök uppmuntra anställda att arbeta rimliga, överlappande timmar. Samma forskning visar också att synkade scheman kan minska arbetsmängden.
Gör det lättare för människor att träffas.
Förutom att bara anpassa de anställdas arbetstider, skulle det också vara fördelaktigt att hitta andra sätt att minska den ansträngning och påfrestning som krävs för möten. Till exempel har det nyligen gjorts undersökningar som visar att frekventa videomöten kan leda till Zoom-trötthet. Ett viktigt råd som har dykt upp är att att låta anställda stänga av sina kameror för att minska tröttheten på videokonferenser. Anställda tycks ha anpassat sig över tid när det gäller distansmöten. De är allt effektivare (kortare), mer frekventa och mer spontana. Detta tyder på att distansarbetet verkar kompensera för förluster på grund av arbete utanför kontoret och ägnar sig åt beteenden som mer och mer liknar kontorsarbete.
Så försök att utmana dina antaganden om distansarbete. Det kan finnas sätt att inse fördelarna med att ge anställda möjligheten samtidigt som man undviker en del av kostnaderna.
Läs hela artikeln här: https://hbr.org/2022/12/no-remote-employees-arent-becoming-less-engaged
13/9-2019 https://papermess.skybluemedia.se/35-moten-fysiskt-eller-digitalt
19/2-2021 https://papermess.skybluemedia.se/75-gor-skarmmotet-uthardligt
Tills nästa PaperMess – må väl!
Måns Löfgren